○グループウェアシステム管理運用規程
平成14年11月7日
訓令第20号
(趣旨)
第1条 この規程は、電子情報の適切な管理に資するとともに、行政事務における情報伝達の効率化、高度化、ペーパーレス化等を図るため構築したグループウェアシステム(以下「グループウェア」という。)の効率的かつ効果的な運用のための必要な事項を定めるものとする。
(1) グループウェア 情報ネットワークシステムで利用するために作られたグループで作業を行うためのソフトを用いたシステムをいう。
(2) 登録 メールにより送信し、若しくは掲示板へ掲載すること、職員のスケジュールを掲載すること、設備の予約をすること又はライブラリに掲載することをいう。
(3) ID 利用者に与えられた利用者識別のためのユーザー名をいう。
(4) パスワード 利用者情報の機密保持のため、利用者自身で管理する暗証記号をいう。
(グループウェアの機能)
第3条 グループウェアが提供する機能は、次のとおりとする。
(1) メール 電子情報を特定のID間で送受信する機能
(2) 掲示板 電子情報を掲載し、不特定のIDに提供する機能
(3) 予定表 向日市の会議、行事等のスケジュール管理及び利用者のスケジュール管理を行う機能
(4) 予約管理 会議室、公用車の予約状況を表示し、及び予約する機能
(5) ライブラリ 各所属及び職員が利用している届出、申請、報告等の書類のファイルを登録及び利用する機能
(運用管理)
第4条 グループウェアの運用管理は、向日市情報システムマネジメントに関する規則(平成16年規則第21号。以下「マネジメント規則」という。)第5条に規定する情報システム管理責任者が行う。
2 情報システム管理責任者の職務は、次に掲げるとおりとする。
(1) IDを定めること。
(2) グループウェアの利用内容及び利用方法について定めること。
(3) グループウェアの情報保護に関すること。
(4) その他グループウェアを適正かつ円滑に管理運営すること。
(グループウェアの利用者)
第5条 グループウェアの利用者の範囲は、次のとおりとする。
(1) 向日市職員(非常勤職員及び臨時職員にあつては、情報システム管理責任者が情報ネットワークの利用者として適当であると認めたものに限る。)
(2) 前号に掲げる者のほか、マネジメント規則第4条に定める情報システム統括責任者が情報ネットワークの利用者として適当であると認めるもの。
2 利用者は、機密保持のためパスワードを適宜変更するものとする。
(ITリーダー)
第6条 マネジメント規則第7条に規定するITリーダーは、グループウェアを円滑かつ効率的に運営するために、次に掲げる職務を行う。
(1) 所属職員に対するグループウェアの操作説明、質疑応答等に関すること。
(2) 所属と情報システム管理責任者との連絡調整に関すること。
(3) その他情報システム管理責任者が別に命ずる事項に関すること。
(1) メール 受信者。ただし、添付ファイルの原本は、送信者とする。
(2) 掲示板 所属において掲載する掲示板にあつては当該所属長。プロジェクトチーム等のグループが設置する掲示板にあつては、当該グループの事務局となる所属長又は代表者
(3) 予約管理 会議室、公用車を所管する所属長
2 登録情報の内容に変更が生じ、又は不要となつた場合は、速やかにこれを更新し、又は削除するものとする。
(メール及び掲示板の確認等)
第8条 利用者は毎日3回(朝・昼・夕)、メール及び掲示板の関係する情報の有無を確認しなければならない。ただし、出張等やむを得ない事由がある場合は、この限りではない。
(禁止事項)
第9条 利用者は、次に掲げる行為をしてはならない。
(1) 情報の改ざん、毀損及び滅失並びに虚偽の情報の登録をすること。
(2) 特定の所属、職員又は第三者の名誉を傷つけること。
(3) ID及びパスワードの不正利用をすること。
(4) パスワードを漏えいすること。
(5) 法令又は公序良俗に反して利用すること。
(6) その他グループウェアの運用に支障を及ぼすこと。
(利用制限)
第10条 情報システム管理責任者は、利用者が前条の規定に違反したときは、当該利用者のIDを取り消すことができる。
(情報の削除)
第11条 情報システム管理責任者は、登録情報が、第9条の規定に該当する場合、利用者に通知することなく当該登録情報を削除することができる。
(グループウェアでの文書の施行)
第12条 グループウェアで施行することができる文書は、向日市の組織内において完結する文書であつて、公印を省略できるものとする。
2 メール又は掲示板を利用して文書を施行する場合は、起案時にその旨(施行方法)を明確にすることとする。
3 グループウェアを利用した文書の施行は、原則として、所属に付与されたID間のメールの送信又は掲示板への掲載により行うものとする。
4 メール又は掲示板を利用して施行された文書は、メールにあつては送信された日時、掲示板にあつては掲載された日時をもつて施行されたものとする。
5 メール又は掲示板により文書を施行する場合で、当該文書を添付する際は、あて先(職名等)、送信者名(職・氏名等)、件名等を記載することとする。
(メールによる文書の施行方法)
第13条 受信者個人に係る内容の文書を除き、すべて所属のIDへ送信することとする。
2 所属長にあてて文書を施行する場合における送信者及び受信者のIDは、次のとおりとし、職員個人のIDは利用しない。
(1) 送信者 送信元の所属のID
(2) 受信者 送信先の所属のID
3 部長名による、又は部長にあてる文書の施行方法は、次に掲げるとおりとする。
(1) 部長名をもつて施行する文書は、当該文書を所管する所属IDにより送信する。
(2) 部長宛に送信する場合であつて、当該文書の処理をすべき所属が存在するときは、当該部長個人のIDにあてて送信するとともに、当該所属IDにあてて送信する。
(3) 部長あてに送信する場合であつて、当該文書の処理等が特に必要ないと判断されるときは、当該部長個人のIDにあてて送信する。
(掲示板による文書の施行方法)
第14条 文書を掲示板に掲載することにより施行する場合は、当該所属のIDにより掲載するものとする。
2 掲示板に掲載することにより施行する文書は、全所属又は不特定の職員を対象とした内容のものとする。
(ライブラリへの登録)
第15条 ライブラリに登録する内容は、全庁的に利用可能なもの又は当該情報を共有することが有益なものであつて、次に掲げるものとする。
(1) 庁内で利用する各種様式
(2) 各種統計データ
(3) 各種計画書
(4) 各種マニュアル
(5) その他有益と思われるもの
2 ライブラリへの登録は、所属単位で行うものとする。
3 前項の登録を行つたときは、その旨をメール又は掲示板により、職員に周知しなければならない。
4 所属長及びITリーダーは、ライブラリの登録に関して適正な管理に努めなければならない。
(その他)
第16条 この規程に定めるもののほか、グループウェアの運用に関し必要な事項は、情報システム管理責任者が別に定める。
附則
この訓令は、平成14年11月7日から施行する。
附則(平成16年9月30日訓令第14号)
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
附則(令和2年4月1日訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。