○向日市保有個人情報の安全管理措置に関する取扱規程
令和6年1月11日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第8条)
第3章 教育研修(第9条)
第4章 職員の責務(第10条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第11条―第18条)
第6章 情報システムにおける安全の確保及び管理区域の安全管理(第19条)
第7章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第20条―第22条)
第8章 漏えい等の事案に対する対応(第23条)
第9章 監査及び点検の実施(第24条―第26条)
第10章 死者に関する情報(第27条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に基づき、本市における保有個人情報の適切な管理のための措置について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、法において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(最高総括保護管理者)
第3条 保有個人情報の管理に関する事務を総括するため、最高総括保護管理者を置く。
2 最高総括保護管理者は、主管副市長をもって充てる。
(総括保護管理者)
第4条 最高総括保護管理者の命を受け、保有個人情報の管理に関する事務を適切に実施するため、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、個人情報保護を所管する部の長をもって充てる。
(保護管理者)
第5条 各課等における保有個人情報の適切な管理を確保するため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う課等の長をもって充てる。
3 保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
(保護担当者)
第6条 保護管理者を補佐し、各課等における保有個人情報の管理に関する事務を担当するため、保護担当者を置く。
2 保護担当者は、保護管理者がその所管する課等の職員のうちから指定する。
(監査責任者)
第7条 保有個人情報の管理の状況を監査するため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、個人情報保護を所管する課の長をもって充てる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第8条 最高総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
2 委員会に委員長及び副委員長を置く。
(1) 委員長は、最高総括保護管理者をもって充てる。
(2) 副委員長は、総括保護管理者をもって充てる。
(3) 委員長は、会務を総理する。
(4) 副委員長は、委員長を補佐し、委員長に事故あるとき、又は委員長が欠けたときは、その職務を代行する。
3 委員は、次に掲げる者をもって充てる。
(1) 個人情報保護を所管する課の長
(2) 保護管理者のうち委員長が必要と認める者
(3) 保護担当者のうち委員長が必要と認める者
4 委員長は、必要に応じて、情報政策を所管する課等の長等の参加を求めることができる。
5 委員会の庶務は、個人情報保護を所管する課において処理する。
第3章 教育研修
第9条 総括保護管理者及び保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者及び保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、課等における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に行うものとする。
4 保護管理者は、その所管する課等の職員に対し、前3項に規定する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 職員の責務
第10条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の規定並びに最高総括保護管理者、総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、また、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第12条 職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次の行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従いこれを行うものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている文書、電磁的記録媒体及び端末(以下「媒体」という。)の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(保有個人情報の適切な管理等)
第14条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている文書及び電磁的記録媒体については施錠可能なキャビネット等において、端末については施錠管理された建物において、使用時以外は適切に保管又は保存するものとする。また、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す必要がある場合には、盗難若しくは紛失の防止又はアクセス制御のため、文書については保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、電磁的記録媒体及び端末については原則としてパスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。)を使用して権限を識別する機能を設定する等、必要な措置を講ずるものとする。
(誤送信等の防止)
第15条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等、必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第16条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(サーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報を復元又は判読が不可能な方法により当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 保有個人情報の消去や保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)は、必要に応じて職員がその消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第17条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第18条 保有個人情報が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第6章 情報システムにおける安全の確保及び管理区域の安全管理
第19条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
2 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
3 前2項に定めるほか、情報システムにおける安全の確保等及び管理区域の安全管理に関し必要な事項は、向日市情報セキュリティポリシー(令和2年訓令第1号)に定めるところによる。
第7章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第20条 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定により、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、利用目的のために又は法第69条第2項第3号及び第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合において、法第70条の規定により安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、利用目的のために又は法第69条第2項第3号の規定により他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは法第70条の規定により、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第21条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、向日市個人情報取扱事務委託基準に定める措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する必要な事項について書面で確認するとともに、少なくとも年1回以上、原則実地検査により確認するものとする。
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
(その他)
第22条 保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提出先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等を考慮し、必要に応じて特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第8章 漏えい等の事案に対する対応
第23条 職員は、次に掲げる事案を知ったときは、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。
(1) 保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)が発生し、又は発生したおそれがある事案
(2) 法違反が発生し、又は発生したおそれがある事案
2 保護管理者は、前項の報告があったときは、直ちに総括保護管理者に報告するとともに、被害の拡大を防止するための必要な措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、前項の報告を行い、及び措置を講じたときは、当該事案に係る事実関係の調査及び原因の究明を行うとともに、影響範囲の特定、再発防止策の検討及び実施その他の必要な措置を講ずるものとする。
5 最高総括保護管理者は、前項の報告があったときは、発生した漏えい等事案の内容、経緯、被害状況等を把握し、速やかに市長に報告するものとする。
6 総括保護管理者は、発生した漏えい等事案の内容が法第68条第1項の個人の権利利益を害するおそれが大きいもの(個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「規則」という。)第43条各号に掲げる事案をいう。以下「報告対象事案」という。)に該当するときは、最高総括保護管理者の指示を受け、法第68条第1項及び規則第44条の規定により、個人情報保護委員会に報告しなければならない。
7 総括保護管理者は、報告対象事案の発生を知ったときは、最高総括保護管理者の指示を受け、法第68条第2項及び規則第45条の規定により、本人への通知を行わなければならない。
8 総括保護管理者は、発生した漏えい等事案が報告対象事案以外であっても、当該事案の内容、影響等に応じて、最高総括保護管理者の指示を受け、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。また、市民の不安を招きかねない場合には、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会へ情報提供を行うものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(監査)
第24条 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期に及び必要に応じて随時に監査(外部監査及び他の課等による点検を含む。以下同じ。)を行い、その結果を最高総括保護管理者及び総括保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第25条 保護管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第26条 最高総括保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、保有個人情報の安全管理措置に係る方法を見直す等の措置を講ずるものとする。
第10章 死者に関する情報
第27条 死者に関する情報の漏えい等の防止その他の死者に関する情報の安全管理措置については、個人情報の例による。
附則
この訓令は、令和6年1月11日から施行する。