○向日市文書取扱規程
平成14年4月1日
訓令第6号
向日市文書取扱規程(昭和50年訓令第5号)の全部を次のように改正する。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、本市における文書事務の能率的な運営を図るため、その取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であつて、次の要件に該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行つた者の作成に係るものであることを示すものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、丁寧に行い、もつて事務の能率向上に努めなければならない。
2 事務を処理するに当たつては、緊急を要する場合のほか、文書をもつて行わなければならない。
(文書主管課長の職務)
第4条 文書主管課長は、市の文書の取扱いに関する総合的な調整を図るとともに、各課の文書事務の処理について調査を行い、その指導に当たるとともに、必要と認めるときは適当な処置を命ずることができる。
(課長等の職務)
第5条 課長等は、常に当該課における起案文書の審査を行い、文書事務の円滑、適正な取扱いに留意し、その取扱いの促進を図らなければならない。
(文書取扱者)
第6条 課長等は、文書事務を円滑に行うため、当該課の職員のうちから適当と認める者を文書取扱者に指定し、文書主管課長に報告しなければならない。
2 文書取扱者は、上司の命を受け、課における文書事務の適正な処理を図るため、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) ファイル管理表(様式第1号)の整備に関すること。
(5) その他文書管理に関すること。
第2章 文書の受領及び収受
(文書主管課における文書の受領及び配布)
第7条 本市に到着した文書(電磁的記録を除く。以下この条及び第8条において同じ。)は、文書主管課において受領するものとする。
2 文書主管課において受領した文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 現金又は有価証券等
金券受付簿(様式第2号)に記載し、関係課の文書取扱者に交付して受領印を徴する。
(2) 書留扱い及び内容証明扱いの郵便物には、封筒に文書主管課の受領日付印を押印した後、関係課に配布する。
(3) 前各号に掲げるもの以外の文書は、区分して関係課に配布する。
4 文書の配布は、機密の取扱いを要する文書を除き、次に掲げる方法により文書仕分棚を用いることができる。
(1) 配布先の明確な文書は、開封しない。
(2) 配布先の明確でない文書は、開封し、所管する課を確認する。
(3) 2以上の課に関係する文書は、最も関係の深い課とする。
5 前項の規定により受領した文書が、その所管に属さない場合は、所管する課が明らかなときは当該主務課に、当該主務課が明らかでないときは文書主管課に転送しなければならない。
(電磁的記録の受信)
第7条の2 ファクシミリ又は電子メール通信網(インターネットを利用してメッセージ交換を行う機能を有する電気通信設備をいう。以下同じ。)により電磁的記録を受信したときは、主務課において、その内容を速やかに出力し、紙に記録し、又は文書管理システムに登録しなければならない。
2 前項の規定により受領した電磁的記録がその所管に属さない場合は、直接主務課に転送しなければならない。
(執務時間外に到着した文書の受領)
第8条 執務時間外に到着した文書の受領については、向日市役所警備員規程(昭和50年訓令第4号)の警備員の文書取扱いの規定による。
(主務課における文書の収受及び登録)
第9条 主務課は、文書主管課から配布を受け、又は直接受領した文書を収受したときは、文書管理システムに収受登録し、又は当該文書等の上部余白に文書番号及び収受年月日を記載しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、登録をしないことができる。
(1) 向日市契約規則(昭和57年規則第10号)第36条第2項に規定する契約の相手方から提出された給付の通知、請求書又は領収書
(2) 図書又は物品の送付状
(3) 儀礼的な通知書又は案内書等で軽易なもの
(4) 特に保存義務を要しない文書
3 申請書等で同一の用件のものであつて、収受件数が相当数にのぼると認められるものについては、補助簿等により処理することができる。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第10条 文書の処理は、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結するに至るまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
(文書処理の責任)
第10条の2 文書の処理は、配布を受け、又は収受した主務課長の責任とする。
(文書の供覧)
第11条 収受した文書のうち閲覧だけにとどめるもの又は処理前に上司の供覧に付す必要があると認めるものについては、文書管理システムにより、速やかに上司の供覧に付さなければならない。この場合において、他の課に関係のある供覧文書は、上司の閲覧に供した後、関係課に回付するものとする。ただし、軽易又は定例的なものについては、余白の利用その他の方法により処理することができる。
(文書の起案)
第12条 起案は、次に掲げる場合を除き、原則として文書管理システムにより行わなければならない。
(1) 定例的に取り扱う事案の処理を行う場合であつて、一定の帳票等により起案できるとき。
(2) 法令等の定めによるとき。
(起案文書の作成)
第13条 起案文書は、次に掲げるところにより、作成しなければならない。
(1) 原則として1事案ごとに起案すること。
(2) 起案者の氏名は、必ず自署し、及び押印しなければならない。
(3) 公文書の作成に関する定めによること。
(4) 簡潔な件名をつけ、起案の理由、経過、説明及び根拠となる関係法規等を記載し、案文その他の関係文書等を添付すること。
(5) 経費を伴う事案については、予算との関係を明らかにすること。
2 起案文書の記載事項を訂正するときは、その箇所に訂正印を押印し、又は文書管理システムの登録事項を修正しなければならない。
(起案文書の持ち回り等)
第14条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回つて決裁を受けることができる。
(保存年限)
第15条 文書の保存年限は、文書の種類ごとに、別表の区分に従い定める。ただし、法令等に特別の定めがあるものは、その年限とする。
2 保存年限は、文書が完結した日の属する年度の翌年度から起算する。
(文書の審査)
第16条 次に掲げる事案に係る文書は、主務課長の意思決定を経た後、更に当該関係課の合議を経て、例規審査委員会又は総務課の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、規程案等
(2) 議案
(3) 法令の解釈に関する事案で重要又は異例に属するもの
(4) 行政上及び民事上の訴訟に関する事案
第17条 削除
(決裁年月日の記載)
第18条 決裁文書には、決裁年月日を記載し、又は文書管理システムに登録するものとする。
(処理中文書の処理促進)
第19条 主務課長は、随時その課の主管に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。
2 前項の記号は、それぞれ「条例」、「規則」、「告示」及び「訓令」とする。
3 第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布の順序に従い、暦年による一連番号により付けるものとする。
第4章 文書の施行
(発信者名)
第21条 文書の発信者名は、市長名をもつてしなければならない。ただし、庁内文書及び軽易なものにあつては、副市長、部長及び課長名を用いることができる。
(発送文書の公印)
第22条 発送文書には公印を押し、必要に応じて契印を押印しなければならない。ただし、庁内文書及び軽易な対外文書については、公印及び契印を省略することができる。
(電子署名)
第22条の2 電子署名の付与を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済みの起案文書又はこれに代わるべき書類を添えて文書主管課長に提示し、当該電子署名の付与を請求しなければならない。
(発送文書の記号及び番号)
第23条 文書の発送に当たつては、処理年度の数字、別に定める記号及び文書番号を発送番号として記入しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、事務連絡等軽易な文書については、この限りでない。
3 第1項の文書番号は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日をもつて終わる一連番号とする。
(文書の発送)
第24条 文書の発送は、大量又は特殊文書で直接主務課が発送する場合を除き、文書主管課において行う。
2 発送文書は、文書主管課の指示により主務課で種別に分類し、必要な発送区分印を押印するなどの事前処理のうえ、指定する時間までに依頼しなければならない。
(ファクシミリによる文書の発送)
第24条の2 文書は、必要に応じてファクシミリによる送信をもつて発送に代えることができる。この場合において、ファクシミリによる送信は主務課において行うものとする。
(電子メール通信網による文書の発送)
第24条の3 文書は、必要に応じて電子メール通信網による送信をもつて発送に代えることができる。この場合において、電子メール通信網による送信は主務課において行うものとする。
(文書の完結)
第24条の4 文書が完結したときは、文書管理システムに決裁日、完結日その他必要な事項を記録し、必要に応じ文書管理システムに記録された事項を出力できるようにしなければならない。
第5章 文書の保管及び保存
(整理及び保管の原則)
第25条 文書は、系統的に整理、配列及び保管し、必要な文書が必要なときに、速やかに取り出せるようにしておかなければならない。
(保管文書の整理点検)
第26条 文書取扱者は、課内の文書の整理保管状況を常に点検し、文書の円滑な整理保管に努めるものとする。
2 文書主管課長は、必要に応じて各課の文書整理保管状況について点検を行い、適切な助言及び指導を行うものとする。
(文書の保管期間)
第27条 文書の保管期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の末日までとする。
2 前項の規定にかかわらず、電磁的記録の保管期間は、保存年限が経過するまでの間とする。
第28条 削除
(文書の整理及び保管)
第29条 完結文書(電磁的記録を除く。)は、フォルダーに収納し、キャビネット等の保管用具に保管するものとする。
2 電磁的記録の完結文書は、文書管理システム又はファイルサーバ上で整理、保管するものとする。
第30条 削除
(ファイル管理表の整備等)
第31条 文書取扱者は、毎年保管文書の移換え時までにファイル管理表を整備しなければならない。
2 文書取扱者は、ファイル管理表の記載事項に変更が生じたときは、ファイル管理表を補充訂正しなければならない。
(保管文書の移換え)
第32条 文書の移換えが必要な場合は、文書主管課長が指定する期日までに、保管場所を移し換えなければならない。
(引継ぎ等の方法)
第33条 主務課長は、移換え後1年を経過した文書(電磁的記録を除く。以下この条において同じ。)で、なお保存を必要とする文書のうち主務課で保管できない文書を文書主管課長に引き継ぐものとする。
(保存文書の管理)
第34条 引継ぎを受けた保存文書は、書庫において文書主管課長が、適正に管理しなければならない。
(保存文書の貸出し)
第35条 執務のため、保存文書を貸出ししようとするときは、文書主管課長に保存文書貸出願(様式第10号)を提出しなければならない。
(禁止事項)
第36条 保存文書の貸出しを受けた者は、これを訂正し、他に転貸し、又は許可なく部外者に閲覧させ、若しくは複写させてはならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になつているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 向日市情報公開条例(平成11年条例第10号)第5条に規定する公開請求があつたもの 向日市情報公開条例第12条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書主管課長は、保存期間中の文書で保存の必要がないと認められるものがあるときは、主務課と協議してこれを廃棄することができる。
3 主務課長は、保存期間を経過した文書であつても、なお保存の必要があると認めるときは、文書主管課長と協議のうえ、保存期間を延長することができる。
4 文書主管課長は、永年保存文書について、10年ごとに主務課と協議のうえ、保存の要否を決定するものとする。
6 前各項の規定による経緯は、文書管理システムに登録しなければならない。
(廃棄文書の処理)
第38条 文書は、裁断し、溶解し、焼却する等不正使用の防止に留意のうえ、廃棄するものとする。
(委任)
第39条 この訓令の施行に関し必要な事項は、文書主管課長が定める。
附則
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成16年12月28日訓令第17号)
この訓令は、平成17年1月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月3日訓令第13号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成26年4月1日訓令第4号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日訓令第4号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日訓令第4号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和3年4月1日訓令第7号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
別表(第15条関係)
文書の区分 | 保存期間 | |
1 | (1) 市政の運営に関する基本方針及び基本計画の策定に関するもの (2) 廃置分合及び境界変更に関するもの (3) 市議会議案に関するもの (4) 例規の制定及び改廃に関するもの (5) 歴史資料として重要であると認められるもの (6) 行政処分に関するものでその効力を有する期間が10年を超えるもの (7) 本市又は本市の機関を当事者とする争訟に関するもの (8) 職員の採用、退職、処分等人事管理の基本に関するもの (9) 契約に関するものでその効力を有する期間が10年を超えるもの (10) 特に重要な工事の施行に関するもの (11) 公有財産の取得及び処分に関するもの (12) 市史の資料となるもの (13) 叙位、叙勲、表彰及び褒賞に関するもの (14) 重要な調査及び統計に関するもの (15) 前各号に規定するもののほか永年保存する必要があると認められるもの | 永年 |
2 | (1) 重要な事務事業の計画及び実施に関するもの (2) 行政処分に関するものでその効力を有する期間が5年を超え、10年以下のもの (3) 審査請求の処理に関するもの (4) 本市の義務に属する賠償に関するもの (5) 契約に関するものでその効力を有する期間が5年を超え、10年以下のもの (6) 重要な工事の施行に関するもの (7) 比較的重要な調査及び統計に関するもの (8) 前各号に規定するもののほか10年間保存する必要があると認められるもの | 10年 |
3 | (1) 事務事業の計画及び実施に関するもの (2) 行政処分に関するものでその効力を有する期間が5年以下のもの (3) 調査及び統計に関するもの (4) 収入に関するもの (5) 補助金、交付金等の申請及び交付に関するもの (6) 決算に関するもの (7) 契約に関するものでその効力を有する期間が5年以下のもの (8) 工事の施行に関するもの (9) 重要な諸証明に関するもの (10) 重要な報告、届出、通知、照会、回答等に関するもの (11) 前各号に規定するもののほか5年間保存する必要があると認められるもの | 5年 |
4 | (1) 比較的重要な諸証明に関するもの (2) 比較的重要な報告、届出、通知、照会、回答等に関するもの (3) 前2号に規定するもののほか3年間保存する必要があると認められるもの | 3年 |
5 | (1) 定例的又は軽易な諸証明に関するもの (2) 公示に関するもの (3) 軽易な報告、届出、通知、照会、回答等に関するもの (4) 職員の服務に関するもの (5) 会議等において受領した資料で軽易なもの (6) 本市の行政機関から発信された通知で軽易なもの (7) 前各号に規定するもののほか1年間保存する必要があると認められるもの | 1年 |
様式第3号 削除
様式第4号 削除
様式第5号 削除
様式第8号 削除