(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、本市における文書事務の能率的な運営を図るため、その取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書事務の取扱いは、正確、迅速、丁寧に行い、もつて事務の能率向上に努めなければならない。

(文書主管課長の職務)

第4条　文書主管課長は、市の文書の取扱いに関する総合的な調整を図るとともに、各課の文書事務の処理について調査を行い、その指導に当たるとともに、必要と認めるときは適当な処置を命ずることができる。

(課長等の職務)

第5条　課長等は、常に当該課における起案文書の審査を行い、文書事務の円滑、適正な取扱いに留意し、その取扱いの促進を図らなければならない。

(文書取扱者)

第6条　課長等は、文書事務を円滑に行うため、当該課の職員のうちから適当と認める者を文書取扱者に指定し、文書主管課長に報告しなければならない。

(文書主管課における文書の受領及び配布)

第7条　本市に到着した文書(電磁的記録を除く。以下この条及び第8条において同じ。)は、文書主管課において受領するものとする。

(電磁的記録の受信)

第7条の2　ファクシミリ又は電子メール通信網(インターネットを利用してメッセージ交換を行う機能を有する電気通信設備をいう。以下同じ。)により電磁的記録を受信したときは、主務課において、その内容を速やかに出力し、紙に記録し、又は文書管理システムに登録しなければならない。

(執務時間外に到着した文書の受領)

第8条　執務時間外に到着した文書の受領については、向日市役所警備員規程(昭和50年訓令第4号)の警備員の文書取扱いの規定による。

(主務課における文書の収受及び登録)

第9条　主務課は、文書主管課から配布を受け、又は直接受領した文書を収受したときは、文書管理システムに収受登録し、又は当該文書等の上部余白に文書番号及び収受年月日を記載しなければならない。

(文書処理の原則)

第10条　文書の処理は、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結するに至るまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(文書処理の責任)

第10条の2　文書の処理は、配布を受け、又は収受した主務課長の責任とする。

(文書の供覧)

第11条　収受した文書のうち閲覧だけにとどめるもの又は処理前に上司の供覧に付す必要があると認めるものについては、文書管理システムにより、速やかに上司の供覧に付さなければならない。この場合において、他の課に関係のある供覧文書は、上司の閲覧に供した後、関係課に回付するものとする。ただし、軽易又は定例的なものについては、余白の利用その他の方法により処理することができる。

(文書の起案)

第12条　起案は、次に掲げる場合を除き、原則として文書管理システムにより行わなければならない。

(起案文書の作成)

第13条　起案文書は、次に掲げるところにより、作成しなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第14条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回つて決裁を受けることができる。

(保存年限)

第15条　文書の保存年限は、文書の種類ごとに、別表の区分に従い定める。ただし、法令等に特別の定めがあるものは、その年限とする。

(文書の審査)

第16条　次に掲げる事案に係る文書は、主務課長の意思決定を経た後、更に当該関係課の合議を経て、例規審査委員会又は総務課の審査を受けなければならない。

第17条　削除

(決裁年月日の記載)

第18条　決裁文書には、決裁年月日を記載し、又は文書管理システムに登録するものとする。

(処理中文書の処理促進)

第19条　主務課長は、随時その課の主管に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。

(条例等の記号及び番号)

第20条　条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに条例・規則等件名簿(様式第6号)及び告示件名簿(様式第7号)に記号及び番号を付けるものとする。

(発信者名)

第21条　文書の発信者名は、市長名をもつてしなければならない。ただし、庁内文書及び軽易なものにあつては、副市長、部長及び課長名を用いることができる。

(発送文書の公印)

第22条　発送文書には公印を押し、必要に応じて契印を押印しなければならない。ただし、庁内文書及び軽易な対外文書については、公印及び契印を省略することができる。

(電子署名)

第22条の2　電子署名の付与を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済みの起案文書又はこれに代わるべき書類を添えて文書主管課長に提示し、当該電子署名の付与を請求しなければならない。

(発送文書の記号及び番号)

第23条　文書の発送に当たつては、処理年度の数字、別に定める記号及び文書番号を発送番号として記入しなければならない。

(文書の発送)

第24条　文書の発送は、大量又は特殊文書で直接主務課が発送する場合を除き、文書主管課において行う。

(ファクシミリによる文書の発送)

第24条の2　文書は、必要に応じてファクシミリによる送信をもつて発送に代えることができる。この場合において、ファクシミリによる送信は主務課において行うものとする。

(電子メール通信網による文書の発送)

第24条の3　文書は、必要に応じて電子メール通信網による送信をもつて発送に代えることができる。この場合において、電子メール通信網による送信は主務課において行うものとする。

(文書の完結)

第24条の4　文書が完結したときは、文書管理システムに決裁日、完結日その他必要な事項を記録し、必要に応じ文書管理システムに記録された事項を出力できるようにしなければならない。

(整理及び保管の原則)

第25条　文書は、系統的に整理、配列及び保管し、必要な文書が必要なときに、速やかに取り出せるようにしておかなければならない。

(保管文書の整理点検)

第26条　文書取扱者は、課内の文書の整理保管状況を常に点検し、文書の円滑な整理保管に努めるものとする。

(文書の保管期間)

第27条　文書の保管期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の末日までとする。

第28条　削除

(文書の整理及び保管)

第29条　完結文書(電磁的記録を除く。)は、フォルダーに収納し、キャビネット等の保管用具に保管するものとする。

第30条　削除

(ファイル管理表の整備等)

第31条　文書取扱者は、毎年保管文書の移換え時までにファイル管理表を整備しなければならない。

(保管文書の移換え)

第32条　文書の移換えが必要な場合は、文書主管課長が指定する期日までに、保管場所を移し換えなければならない。

(引継ぎ等の方法)

第33条　主務課長は、移換え後1年を経過した文書(電磁的記録を除く。以下この条において同じ。)で、なお保存を必要とする文書のうち主務課で保管できない文書を文書主管課長に引き継ぐものとする。

(保存文書の管理)

第34条　引継ぎを受けた保存文書は、書庫において文書主管課長が、適正に管理しなければならない。

(保存文書の貸出し)

第35条　執務のため、保存文書を貸出ししようとするときは、文書主管課長に保存文書貸出願(様式第10号)を提出しなければならない。

(禁止事項)

第36条　保存文書の貸出しを受けた者は、これを訂正し、他に転貸し、又は許可なく部外者に閲覧させ、若しくは複写させてはならない。

(保存文書の廃棄)

第37条　保存期間が満了した文書は、毎年、文書主管課長が指定する期日までに廃棄しなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、当該文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該文書を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第38条　文書は、裁断し、溶解し、焼却する等不正使用の防止に留意のうえ、廃棄するものとする。

(委任)

第39条　この訓令の施行に関し必要な事項は、文書主管課長が定める。