○向日市情報公開事務取扱規程
令和3年3月31日
訓令第5号
(目的)
第1条 この規程は、向日市情報公開条例(平成11年条例第10号。以下「条例」という。)及び向日市情報公開条例施行規則(平成12年規則第4号。以下「規則」という。)に基づく情報公開制度の円滑な運営を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。
(総合窓口の設置)
第2条 情報公開制度の統一的かつ円滑な運営を図るため、情報公開に関する事務を所管する課に情報公開総合窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。
(分掌事務)
第3条 総合窓口は、原則として、公文書の公開に関する次に掲げる事務を行う。
(1) 情報公開に係る相談及び案内に関すること。
(3) 請求書の補正に関すること。
(4) 規則第5条第1項各号に規定する通知書(以下「決定通知書」という。)、公文書公開等決定期間延長通知書(規則様式第7号。以下「延長通知書」という。)及び公文書公開回答書(規則様式第9号。以下「回答書」という。)の送付に関すること。
(5) 条例第14条第2項に定める費用の徴収に関すること。
(6) 条例第23条に規定する公文書の検索に必要な公文書の目録(以下「文書目録」という。)の作成の取りまとめに関すること。
(7) 条例第24条に規定する運用状況の公表の取りまとめに関すること。
(8) 向日市情報公開・個人情報保護審査会条例(令和5年条例第3号。以下「審査会条例」という。)第1条に規定する向日市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
(9) 前各号の公文書の公開に関する事務について、各実施機関及び当該公文書を作成又は取得した課(課相当の組織を含む。以下「所管課」という。)との連絡調整に関すること。
(10) その他情報公開制度の推進に関すること。
2 所管課は、原則として、公文書の公開に関する次に掲げる事務を行う。
(1) 公文書の公開についての相談及び案内に関する補助的なこと。
(2) 請求書及び申出書の本受付に関すること。
(3) 公開請求又は公文書の任意的公開に係る申出(以下「公開申出」という。)のあつた公文書の検索及び特定に関すること。
(4) 公文書の公開又は非公開の決定(以下「諾否の決定」という。)に関すること。
(5) 公開等の決定期間の延長の決定に関すること。
(6) 条例第12条第6項に規定する実施機関以外のもの(以下「第三者」という。)の意見を聴くこと。
(7) 公文書の公開に伴う立会い及び内容説明に関すること。
(8) 行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「行服法」という。)第29条第2項の弁明書の作成に関すること。
(9) その他情報公開制度の推進に関すること。
3 条例第12条第1項の規定による決定又は公開請求に対する不作為に係る行服法の規定に基づく審査請求(以下「審査請求」という。)についての事務を分掌する各実施機関の課(課相当の組織を含む。以下「審査請求担当課」という。)においては、次のことを行う。
(1) 審査請求の受付及び要件審査に関すること。
(2) 審査請求書の補正に関すること。
(3) 審査請求に関する審査会への諮問に関すること。
(4) 審査請求に対する裁決に関すること。
(相談及び案内)
第4条 公文書の公開に関する相談があつたときは、原則として、総合窓口が次のとおり対応する。
(1) 相談の内容が公文書の公開に係るものかどうかを判断するため、請求者から十分に聞き取りをすること。
(2) 相談について適切な対応をするため、必要に応じて所管課にその内容を確認し、又は所管課職員の立会いを求めること。
ア 請求することができる者の範囲を限定している場合
イ 請求期間を限定している場合
ウ 閲覧若しくは縦覧又は謄本、抄本等の交付のいずれかに手続を限定している場合
2 所管課に公文書の公開に関する相談があつた場合、所管課は、総合窓口と連携して相談に応じるものとする。
(請求書の提出)
第5条 請求書の提出先は、総合窓口とする。
2 請求書の提出方法は、直接持参又は郵送によるものとし、ファックス若しくは電子メール又は電話若しくは口頭による請求は受け付けないものとする。
(請求書の確認等)
第6条 総合窓口は、請求書の提出があつたときは、次のとおり確認する。
(1) 総合窓口による請求書の記載事項の確認方法は、次のとおりとする。
ア 「請求者の住所、氏名」欄について、決定通知書、延長通知書又は回答書を送付する際の宛先になることから、正確に記入してあること。
イ 「連絡先電話番号」欄について、公開の日時及び場所の調整の連絡に必要であることから、請求者に確実かつ迅速に連絡できる電話番号が記入してあること。また、請求者が法人その他の団体であるときは、担当者名及び所属が記入してあること。
ウ 「請求する公文書の件名又は内容」欄について、請求に係る公文書を特定するために重要であるため、当該公文書の名称又は請求に係る公文書を特定し得る程度に具体的な内容が記入してあること。
オ 「請求者の区分」欄の該当する事項が「市の区域内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体」の場合は事務所等の名称及び所在地、「市の区域内に存する事務所又は事業所に勤務する個人」の場合は勤務先の名称及び所在地、「市の区域内に存する学校に在学する個人」の場合は学校の名称及び所在地、「実施機関が行う事務事業に利害関係を有する個人及び法人その他の団体」の場合は利害関係の内容が記入してあること。
カ 「公開の方法の区分」欄について、請求者が希望する方法の番号に○印が記入してあること。
(2) 請求のあつた公文書の存否、又は、請求のあつた公文書を保有する所管課の特定について、総合窓口は、請求書の「請求する公文書の件名又は内容」欄を確認し、文書目録その他の資料により検索すること。この場合において、記入の内容が不明確な場合には、総合窓口は、請求者に聞き取りを行い、総合窓口は、必要に応じて所管課と思われる課(課相当の組織を含む。)に調査するなどして公文書の存在を確認すること。
(3) 請求のあつた公文書が条例の施行日前に作成又は取得した公文書である場合、総合窓口は、公開請求することはできないが公開申出ができる旨を説明すること。
(4) 請求書の提出部数は、原則として、請求に係る情報の名称又は内容1件につき、1部とする。ただし、複数の情報であつても、同一人から、同一の所管課等が管理するものについて請求があつた場合は、「請求する公文書の件名又は内容」欄に記入できる範囲で、1枚の請求書により請求を受付するものとする。
(5) 総合窓口は、請求者に対し、請求書への押印及び本人確認書類の提示は求めないものとする。
(6) 請求者の代理人による請求である場合、次のことについて確認すること。
ア 請求書の「請求者の住所、氏名、連絡先電話番号」欄には、代理人の情報が記載されていること。
イ 請求書の「請求者の区分」欄には、委任者についてのことが記載されていること。
ウ 代理人であることを証する書類(委任状等)が請求書に添付されていること。
(請求書の補正)
第7条 総合窓口は、請求者が請求書を持参して提出する場合は、受付する前に前条に定める確認を行うものとする。この場合において、請求書の記載に不備があつたときには、その箇所の補正を求めるものとする。
2 総合窓口は、請求者が請求書を郵送により提出する場合等は、受付した後に前条に定める確認を行うものとする。この場合において、請求書の記載に不備があつたときには、相当の期間を定めて、その箇所の補正を書面により命じることとし、補正に要した日数は公開等の決定期間に算入しない。
3 請求書の不備が単純な誤字、脱字等の軽微なものである場合は、総合窓口又は所管課において、請求者に了解を得た上で、職権により補正することができる。
(請求書の受付)
第8条 請求書の受付は、総合窓口で仮受付し、所管課で本受付とする。
2 総合窓口は請求書を仮受付する際、当該請求書の処理欄に受付日を記入し、請求者に対して、次の事項について説明を行うものとする。
(1) 原則として、実施機関(所管課)が請求書を受理(本受付)した日の翌日から起算して14日以内に、所管課が当該請求に対する諾否の決定を行い、その結果を文書によつて通知すること。
(2) 条例第12条第4項によるやむ得ない理由があるときは、その決定する期間をその満了する日の翌日から起算して30日を限度として延長し、延長する理由及び決定できる時期を、延長通知書により通知すること。
(3) 公文書の公開の日時は、総合窓口が事前に請求者と連絡を取り、調整した上で、決定通知書又は回答書を送付することにより通知すること。
(4) 公文書を公開する場所は、原則として、総合窓口とすること。
(5) 公文書の写しの交付には、費用の負担が必要であること。また、郵送を希望する場合には、別に郵送料の負担が必要となること。
(請求書の送付)
第9条 総合窓口は、仮受付した請求書について、その写し1部を総合窓口で保管し、原則として、総合窓口が仮受付した日の同日中に所管課に届くように、原本を送付すること。
(請求書の受理)
第10条 所管課は、原則として、総合窓口が請求書を仮受付した日をもつて、本受付とし、同日をもつて、条例第12条第1項に規定する請求書を受理した日として取り扱うこと。
(所管課における請求に対する決定)
第11条 所管課は、総合窓口から送付のあつた請求書を受理した後の処理について、次のとおり行うこと。
(1) 所管課は、請求に係る公文書の存否に関わらず、請求する公文書の件名又は内容が所管課に関わる事務であることを確認できた上で、所管課の受付印を押印し、直ちに関係職員に供覧する。
(2) 請求に係る公文書が、当該公文書を作成した課及び取得した課のいずれにも存在するときは、次のとおり取り扱う。
ア 同一事件につき原因と結果で各課にわたるときは、結果を担当した課を所管課とする。
イ 同一事件につき内容が各課にわたるときは、その内容に係る所管事務が質的に高い課を所管課とする。
(3) 所管課は、請求に係る公文書を検索し、該当する公文書を特定する。
(4) 所管課は、次のとおり諾否の決定の検討を行う。
ア 所管課は、請求に係る公文書の中に条例第6条各号に定める非公開情報のいずれかに該当する情報が記録されていないか確認すること。
イ 所管課は、請求に係る公文書の内容が他の課等に関わりのあるときは、当該他の課等と十分に協議し、決裁に際しては合議すること。
ウ 附属機関に係る公文書について請求があつた場合は、当該附属機関の長と協議すること。
エ 請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されているときであつて、必要と認めるときは、別に定める要綱に基づく意見聴取を行い、諾否の決定のための参考とすること。
(6) 所管課は、向日市文書取扱規程(平成14年訓令第6号)に基づく起案用紙に次に掲げる書類を添付して、請求に対する決定の決裁を受ける。
ア 決定通知書の案文
イ 請求に係る公文書の写し
ウ 請求書
エ 第三者情報に関する意見聴取の記録
オ その他検討の参考とした資料
(7) 所管課は、請求に対する決定をしたとき、決定通知書を総合窓口に送付する。
(決定通知書の送付)
第12条 総合窓口は、所管課から決定通知書の送付を受けたときは、請求者に連絡し、公開の方法及び日時について調整を行うものとし、併せて次のことを伝える。
(1) 請求者が公⽂書の写しの交付を希望する場合、当該写しの作成に要する費用の額
(2) 請求者が公文書の写しの交付について送付を希望する場合、当該送付に要する費用の額
2 総合窓口は、前項の規定のとおり公開の方法及び日時について調整した後、その結果を決定通知書に記載した上で請求者に送付し、その写しを所管課に送付する。
(費用の徴収)
第13条 請求者が、公文書の写しの作成及び送付に要する費用の額を納付する方法については、次のいずれかとする。
(1) 請求者が公文書の写しの交付について送付を希望する場合、写しの作成に要する費用については現金又は定額小為替証書を、送付に要する費用については現金又は郵便切手を総合窓口へ送付する方法
(2) 請求者が公文書の写しの交付のために来庁した場合、及び、送付を希望する場合、総合窓口が発行する納付書を用いて、向日市役所会計課又は納付書に記載のある取扱金融機関で支払いする方法
(公文書の公開方法)
第14条 公文書(電磁的記録を除く。)の公開は、請求に係る公文書の原本の閲覧又はその写しの交付により行う。この場合において、次に掲げる公文書(電磁的記録を除く。)は、原則として、所管課が作成したもの又は取得した公文書を複写したものによることができる。
(1) 公文書の形態若しくは形状から、その公文書が汚損し、又は破損するおそれのあるもの
(2) 部分公開(条例第8条の規定による公文書の部分公開)の場合であつて、非公開部分を除いて公開するため原本により難いもの
(3) 裁判、国等の監査のため、請求に係る公文書が裁判所、国等に提出されているもの
(4) 閲覧に供することにより、日常業務に支障を及ぼすおそれのあるもの
(5) その他原本を閲覧に供することができないと認められるもの
2 公文書(電磁的記録を除く。)を全部公開する場合は、請求に係る公文書の全てを閲覧又は写しの交付に供する。
3 公文書(電磁的記録を除く。)を部分公開する方法は、次のとおりとする。
(1) 公開部分と非公開部分とが別ページに記録されている場合は、当該非公開部分を取り外して閲覧又は写しの交付に供する。ただし、取り外すことができないときは、公開部分を複写するなどの方法により、公開部分のみを閲覧又は写しの交付に供する。
(2) 公開部分と非公開部分とが同じページに記録されている場合は、非公開部分を覆つて複写したもの、又は、該当するページの全てを複写した上で、非公開部分を黒く塗りつぶし、それを再度複写したものを閲覧又は写しの交付に供する。
4 電磁的記録のうち規則第3条第1項第1号に規定する録音テープ若しくは録音ディスク又は同項第2号に規定するビデオテープ若しくはビデオディスク(以下「録音テープ等」という。)を公開する方法は、次のとおりとする。
(1) 録音テープ等の原本を専用機器により再生したものを視聴に供すること。ただし、原本を視聴に供することにより、当該録音テープ等を破損するおそれがあるとき、部分公開をするときその他の正当な理由があるときは、原本を複写したものを視聴に供すること。この場合において、当該複写に要した費用は徴収しないものとし、非公開部分と公開部分が容易に、かつ、合理的に分離できる場合で、部分公開を行う場合は、当該録音テープ等を複写し、当該複写したものから専用機器により非公開部分を消去すること。
(2) 録音テープ等を写しの交付により公開する場合は、専用機器により複写したものを交付すること。
5 規則第3条第1項第3号に規定する「前2号に掲げるもの以外のもの」(以下「その他電磁的記録」という。)を公開する方法は、次のとおりとする。
(1) その他電磁的記録を閲覧又は写しの交付により公開する場合は、原則として、電磁的記録を用紙に出力したものを閲覧又は写しの交付に供すること。なお、部分公開を行う場合は、第3項と同様の処理を行うこと。
(2) 前号の規定にかかわらず、次に掲げる場合は、専用機器により再生したものを視聴又は電磁的記録媒体に複写したものを交付することができる。この場合において、部分公開を行う場合は、非公開部分を記号等に置き換えるなどの処理を行うこと。
ア 用紙に出力することが不適当な場合
イ 請求者が用紙に出力すること以外の電磁的記録の公開の方法を希望しており、かつ、当該公開の方法を行うことが容易な場合
6 公文書の閲覧を実施するに当たつて視覚障がい者から求めがあつたときは、朗読による閲覧に努めること。
7 公文書の写しは、原則として、所管課が作成し、総合窓口において交付すること。
8 公文書の写しの作成は、日本産業規格A列2番、A列3番又はA列4番の用紙を使用し、庁舎内に設置している複写機により、1枚ずつ複写すること。なお、日本産業規格A列2番を超える大きさのものである場合は、数枚に分けて写しを作成すること。
9 公文書がカラー刷りである場合、請求者は、写しをカラーで作成するか又は白黒で作成するかを選択することができる。
10 公文書の写しには、「向日市公文書公開」の表示を行うこと。
(公文書の公開の実施)
第15条 公文書の公開は、原則として、総合窓口で行うものとし、決定通知書により指定した日時及び場所で実施する。
2 公文書の公開を行う際は、請求者に対して決定通知書の提示を求めること。
3 公文書を公開する際は、総合窓口、所管課又はその両方の職員が立ち会うこと。
4 所管課の職員は、請求者に対し、決定通知書に記入された公文書と公開する公文書が一致していることを確認した上で、その公文書を請求者に提示し、請求者の求めに応じて可能な範囲で説明を行うこと。
5 公文書の閲覧に立ち会う職員は、請求者がその公文書を汚損、破損、加筆等するおそれがあるときは、規則第6条の規定によりその公文書の閲覧を中止し、又は禁止することができる。
6 郵便等により写しの交付を行う場合には、請求者に写しの作成に要する費用及び写しの送付に要する郵便等の料金を示した書類を送付し、請求者が納付書又は現金書留等により当該費用を支払つたことを確認できた後、対象公文書の写しを送付すること。
7 請求者から決定通知書で指定した日時に来庁できない旨の連絡があつた場合、総合窓口は、請求者の希望を聞いて別の日時で調整するなどして、公文書の閲覧又は写しの交付を行うこと。
8 請求者が決定通知書で指定した日時に連絡なく来庁しなかつた場合、総合窓口は、請求者に閲覧又は写しの交付の実施の要否を確認し、請求者がその実施を必要とするときは、別の日時で調整するなどして、公文書の閲覧又は写しの交付を行うこと。
9 公開方法として閲覧のみを希望していた請求者が、公文書の閲覧時にその写しの交付を希望する場合、総合窓口及び所管課の職員は、請求書並びに決定通知書又は回答書の記載内容の補正を行い、写しの作成に要する費用を伝え、その費用が納付された後、その写しを交付すること。
(審査請求)
第16条 審査請求の受付については、次のとおりとする。
(1) 審査請求は、行服法第19条の規定により書面により行うことを要し、口頭で審査請求の申出があつたときは、書面により行うよう求めること。
(2) 審査請求書の提出方法は、審査請求人が直接持参するか又は郵送によること。
(3) 審査請求書の提出先は、審査請求担当課とする。
(4) 審査請求書が審査請求担当課以外に提出された場合は次のとおり取り扱う。
ア 審査請求書が郵便等により届いた場合は、審査請求担当課が受付する。
イ 審査請求人が総合窓口又は所管課に審査請求書を持参した場合は、審査請求担当課に連絡し、審査請求担当課が受付する。
(5) 審査請求担当課は、審査請求書を受付した後、当該審査請求書の写しを1部作成して審査請求人に交付すること。
(6) 審査請求人が審査請求書を提出するために直接持参した場合、受付する前に審査請求担当課が審査請求書の記載に明らかな不備を発見したときは、受付する前に審査請求人に補正を求めること。
(7) 審査請求担当課は、審査請求書を受付したことを総合窓口に報告すること。なお、総合窓口は、審査請求処理簿等により、常に審査請求に係る事務処理経過を把握すること。
2 審査請求担当課は、審査請求書を受付した後、次の審査請求の要件を満たしているかどうか、審査しなければならない。
(1) 審査請求期間(公文書の請求に対する諾否の決定があつたことを知つた日の翌日から起算して3か月以内又は処分があつた日の翌日から起算して1年以内のどちらか早く期限を迎える期間)内の審査請求かどうか。
(2) 審査請求適格の有無(公文書の請求に対する諾否の決定によつて、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)
(3) 審査請求書の次の記載事項が適切に書かれてあるか。
ア 処分についての審査請求の場合
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 審査請求に係る処分の内容
(ウ) 審査請求に係る処分があつたことを知つた年月日
(エ) 審査請求の趣旨
(オ) 審査請求の理由
(カ) 実施機関(処分課)による教示の有無及びその内容
(キ) 審査請求の年月日
(ク) 添付書類
イ 不作為についての審査請求の場合
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日
(ウ) 審査請求の年月日
(エ) 添付書類
3 審査請求担当課は、審査請求の要件審査において不備が見つかつた場合、その不備が補正できるものであるときは、相当の期間を定めて書面により審査請求人に補正を命ずるものとする。
4 審査請求担当課は、審査請求の要件審査において、次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送付しなければならない。
(1) 審査請求が不適法であるとき
(2) 補正の命令に応じなかつたとき
(3) 補正の命令に定める補正の期間を経過したとき
5 審査請求の要件審査の結果に不備がなかつた場合、審査請求担当課は、所管課に原処分である公文書の請求に対する諾否の決定について再検討する旨の依頼を行うこと。
6 所管課が前項のとおり原処分の再検討を行つた結果、審査請求を認容する(審査請求に係る処分の全部を取り消し、変更する)場合及び審査請求が明らかに不適法で当該審査請求を却下する場合を除き、審査請求担当課は、次のとおり審査会へ諮問を行わなければならない。
(1) 審査請求担当課は、次に掲げる事項を記載した諮問書を作成し、審査会の庶務を担当する総合窓口を経由して審査会へ諮問すること。
ア 審査請求に係る処分の対象となつた公文書の件名又は内容
イ 審査請求に係る処分の内容(公開決定等の日付、公開決定等をした実施機関及び所管課、並びに公開決定の概要)
ウ 審査請求の内容(審査請求日、審査請求人の氏名、及び審査請求の趣旨)
エ 諮問の理由
オ 参加人等
(2) 審査請求担当課は、諮問書に次に掲げる資料を添付すること。
ア 審査請求書及び添付書類の写し
イ 原処分に係る公文書公開請求書の写し
ウ 原処分に係る決定通知書の写し
エ 所管課が作成する弁明書
オ 審査請求人が作成する反論書(提出があつた場合に限る。)
カ 参加人が作成する意見書(提出があつた場合に限る。)
キ その他審査を行う上で必要と認められる資料
(3) 審査請求担当課は、速やかに、審査会に諮問した旨を審査請求人及び参加人に通知しなければならない。
7 審査請求担当課は、審査会条例第5条第1項の規定に基づき、審査会から審査請求のあつた公開決定等に係る公文書の提示を求められたときは、所管課から直接審査会に提示させるものとする。ただし、審査会の了承を得て、当該公文書の写しをもつて提示させることもできる。この場合において、何人も、審査会に対し、その提示された公文書の開示を求めることができない。(インカメラ審理)
8 審査請求担当課は、審査会条例第5条第3項の規定に基づき、審査会から審査請求のあつた公開決定等に係る公文書に記録されている情報を分類整理した資料(ヴォーン・インデックス)の請求があつた場合は、総合窓口と調整の上、所管課からこれを提示させるものとする。
9 所管課は、審査会条例第5条第4項の規定に基づき、審査会から審査会の会議に出席を求められた場合、これに応じること。
10 審査会が答申したとき、総合窓口は、答申書を審査請求担当課へ送付するとともにその写しを審査請求人及び参加人に送付しなければならない。
11 審査請求担当課は、審査会から答申があつたとき、原則として、2週間以内に審査請求に対する裁決の手続を行うものとする。
12 審査請求担当課は、審査請求に対する裁決を行つたとき、裁決書を作成し、その謄本を審査請求人及び参加人に送付しなければならない。
13 審査請求に対する認容裁決により公文書の全部又は一部を公開することとしたときは、次のとおり取り扱う。
(1) 所管課は、認容裁決後、速やかに当該公文書を公開しなければならない。
(2) 所管課は、向日市文書取扱規程に基づく起案用紙に第11条第1項第6号に掲げる書類を添付して、当該公文書の公開に関する決定の決裁を受けること。
(3) 総合窓口及び所管課は、審査請求人と公開の日時等を調整すること。
(4) 所管課は、第三者に関する情報を公開する場合、その旨を当該第三者に通知すること。
ア 公開申出 申出書
イ 申出に対する決定 回答書
(2) 公文書の任意的公開の申出に対する決定については、申出者は審査請求をすることはできない。
(公文書の検索資料)
第18条 条例第23条に定める公文書の検索資料の作成等は、次により行うものとする。
(1) 文書目録は、文書管理システムにより管理する。
(2) 文書目録は、ファイル管理表(フォルダ目録)を情報公開コーナーに備え置き、請求者等の閲覧に供する。
(その他)
第20条 この規程に定めるもののほか、公文書の公開に係る事務に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月29日訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。