○向日市個人情報保護事務取扱規程
令和6年3月22日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 開示(第8条―第17条)
第3章 訂正(第18条―第26条)
第4章 利用停止(第27条―第34条)
第5章 審査請求(第35条)
第6章 雑則(第36条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に基づき、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「法施行令」という。)、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号)並びに向日市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第1号。以下「法施行条例」という。)、向日市個人情報の保護に関する法律施行細則(令和5年規則第10号)及び向日市個人情報の保護に関する様式を定める規則(令和5年規則第14号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、個人情報の保護に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、法及び法施行条例において使用する用語の例による。
(総合窓口の設置)
第3条 個人情報保護制度の統一的かつ円滑な運営を図るため、個人情報保護制度に関する事務を所管する課に個人情報総合窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。
(分掌事務)
第4条 総合窓口は、原則として、個人情報の保護に関する次に掲げる事務を行う。
(1) 保有個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求(以下「開示請求等」という。)に係る相談及び案内に関すること。
(3) 開示請求書、訂正請求書及び利用停止請求書(以下「開示請求書等」という。)の仮受付時の補正に関すること。
(4) 規則の規定に基づく通知書の送付に関すること。
(5) 法施行条例第4条第2項の規定による費用の徴収に関すること。
(6) 保有個人情報の開示場所の提供に関すること。
(7) 法施行条例第14条に規定する運用状況の公表の取りまとめに関すること。
(8) その他個人情報保護制度の推進に関すること。
2 個人情報を保有する課(課相当の組織を含む。以下「所管課等」という。)は、原則として、個人情報の保護に関する次に掲げる事務を行う。
(1) 開示請求等に係る相談及び案内に関する補助的なこと。
(2) 開示請求書等の本受付に関すること。
(3) 開示請求書等の本受付後の補正に関すること。
(4) 開示請求等のあった保有個人情報の検索及び特定に関すること。
(5) 保有個人情報の開示又は不開示、訂正又は不訂正及び利用停止又は利用不停止の決定(以下「諾否の決定」という。)に関すること。
(6) 開示請求等の決定期間の延長の決定に関すること。
(7) 法第85条及び第96条の規定による事案の移送に関すること。
(8) 法第86条に規定する第三者に対する意見書提出の機会の付与等に関すること。
(9) 保有個人情報の開示及び内容説明に関すること。
(10) 行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「行服法」という。)第29条第2項の弁明書の作成に関すること。
(11) その他個人情報保護制度の推進に関する補助的なこと。
3 法第82条、第93条及び第101条の規定による決定又は開示請求等に対する不作為に係る行服法の規定に基づく審査請求(以下「審査請求」という。)についての事務を分掌する実施機関の課(課相当の組織を含む。以下「審査請求担当課」という。)においては、次のことを行う。
(1) 審査請求の受付及び要件審査に関すること。
(2) 審査請求書の補正に関すること。
(3) 審査請求に関する審査会への諮問に関すること。
(4) 審査請求に対する裁決に関すること。
(相談及び案内)
第5条 総合窓口は、開示請求等に関する相談があった場合、原則として、次のとおり対応する。
(1) 相談の内容が開示請求等に係るものかどうかを判断するため、請求者から十分に聞き取りをすること。
(2) 相談について適切な対応をするため、必要に応じて所管課等にその内容を確認し、又は所管課等の職員の立会いを求め、開示請求等によらなければいけないか十分に検討すること。
2 所管課等は、開示請求等に関する相談があった場合、総合窓口と連携して相談に応じるものとする。
(開示請求書等の提出)
第6条 開示請求書等の提出先は、総合窓口とする。
2 開示請求書等の提出方法は、直接持参又は郵送によるものとし、ファックス、電子メール、電話又は口頭による請求は受け付けないものとする。
(本人確認)
第7条 総合窓口は、開示請求等を受け付ける際、法施行令第22条第1項に規定する書類(以下「本人確認書類」という。)の提示又は提出を求めるものとする。
2 開示請求等を郵送により受け付ける際は、本人確認書類の写し及び住民票の写し(開示請求をする日前30日以内に作成されたもの)の提出を求めるものとする。
3 法定代理人又は任意代理人から開示請求等を受け付ける際は、法定代理人には戸籍謄本、成年後見登記の登記事項証明等法定代理人の資格を証明する書類を、任意代理人には委任状の提出を求めるものとする。
4 顔写真付でない本人確認書類については、2点以上の提示又は提出を求めるものとする。
5 本人確認書類の確認は、複数の職員で行い、確認した書類の名称及び確認した職員の氏名を記録に残す。
第2章 開示
(開示請求書の確認等)
第8条 総合窓口は、開示請求書の提出があった場合、次のとおり確認する。
(1) 総合窓口による開示請求書の記載事項の確認方法は、次のとおりとする。
ア 「実施機関」欄について、請求に係る保有個人情報に関する事務を所管する実施機関名が記入してあること。
イ 「氏名、住所又は居所」欄について、提示又は提出された本人確認書類に記載された氏名、住所又は居所と同一内容が記入してあること。なお、代理人である請求者が法人である場合は、「氏名」には、当該法人名称、法人代表者肩書及び代表者氏名が、「住所又は居所」には、主たる事務所(本社、本店、本部等)の所在地が記入してあること。
ウ 連絡先について、確実かつ迅速に連絡できる電話番号が記入してあること。ただし、電話不所持で電話番号の記入ができないときは、「住所又は居所」の記入をもって連絡先の記入要件を満たすものとする。代理人である請求者が法人である場合は、担当者に確実かつ迅速に連絡できる電話番号及び担当者名が記入してあること。
エ 「開示を請求する保有個人情報」欄について、請求に係る保有個人情報の特定に当たり重要であるため、当該保有個人情報を検索できる程度に具体的に記入してあること。
オ 「求める開示の実施方法等」欄について、請求者が希望する開示の実施方法が記載されていること。
カ 「本人確認等」欄について、各区分ごとに該当する項目が正しく記載されていること。
(2) 開示請求に係る保有個人情報の特定については、請求者から、開示請求に係る保有個人情報の特定に必要な事項を十分聞き取るとともに、所管課等の職員の立会いを求めるなど、所管課等と十分連絡を取り行う。この際、所管課等は可能な限り速やかに正確な情報を開示請求者に提供し、開示請求の手続が円滑に行われるよう努めなければならない。
(3) 開示請求書の提出部数は、原則として、保有個人情報1件につき、1部とする。ただし、複数の情報であっても、同一人から、同一の所管課等が管理するものについて開示請求があった場合は、「開示を請求する保有個人情報」欄に記入できる範囲で、1枚の開示請求書により仮受付をするものとする。
(開示請求書の補正)
第9条 総合窓口は、請求者が開示請求書を持参して提出する場合は、仮受付をする前に前条に規定する確認を行うものとする。この場合において、開示請求書の記載に不備があったときには、当該箇所の補正を求めるものとする。
2 総合窓口は、請求者が開示請求書を郵送により提出する場合は、仮受付をした後に前条に規定する確認を行うものとする。この場合において、開示請求書の記載に不備があったときには、相当の期間を定めて、その箇所の補正を書面により命じることとし、補正に要した日数は公開等の決定期間に算入しない。
3 開示請求書の不備が単純な誤字、脱字等の軽微なものである場合は、総合窓口又は所管課等において、請求者に了解を得た上で、職権により補正することができる。
(開示請求書の受付)
第10条 開示請求書は、総合窓口で仮受付をし、所管課等で本受付をする。
2 総合窓口は、開示請求書の仮受付をする際、請求者に対して、次の事項について説明を行うものとする。
(1) 原則として、所管課等が本受付をした日の翌日から起算して14日以内に、所管課等が当該開示請求に対する諾否の決定を行い、その結果を文書によって通知すること。
(2) 法施行条例第5条第2項に規定する事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、その決定する期間をその満了する日の翌日から起算して30日を限度として延長し、延長する理由及び決定できる時期を文書により通知すること。
(3) 保有個人情報の開示の日時は、開示請求書に希望日の記載がない場合は、総合窓口が事前に請求者と連絡を取り、調整した上で文書により通知すること。
(4) 保有個人情報を開示する場所は、原則として、総合窓口とすること。
(5) 保有個人情報の写しの交付には、費用の負担が必要であること。また、郵送を希望する場合には、別に郵送料の負担が必要となること。
(開示請求書の送付)
第11条 総合窓口は、仮受付をした開示請求書について、その写し1部を総合窓口で保管し、原則として、総合窓口が仮受付をした日の同日中に所管課等に届くように、原本を送付する。
(開示請求書の受理)
第12条 所管課等は、原則として、総合窓口が開示請求書の仮受付をした日をもって本受付をした日とし、同日をもって法施行条例第5条第1項に規定する開示請求があった日として取り扱う。
(所管課等における開示請求に対する決定)
第13条 所管課等は、開示請求書を受理した後の処理について、次のとおり行う。
(1) 開示請求に係る保有個人情報の存否に関わらず、開示を請求する保有個人情報が所管課等に関わる事務であることを確認した上で、所管課等の受付印を押印し、直ちに関係職員に供覧する。
(2) 所管課等は、次のとおり検討し、諾否の決定を行う。
ア 開示請求に係る保有個人情報を特定した上で、当該保有個人情報に不開示情報が含まれていないか確認すること。
イ 開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合であっても、不開示情報に該当する部分を他の部分から容易に区分して除くことができるときは、当該不開示情報に該当する部分を除き、開示すること。
ウ 当該開示の請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで不開示情報を開示することとなるときは、存否を明らかにせずに不開示の決定を行い、請求を拒否すること。
エ 開示請求に係る保有個人情報が第三者に関する情報を含むときは、開示決定等をする前に当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができること。なお、当該情報を開示すると当該第三者の権利利益を侵害するおそれがあるにもかかわらず、人の生命、健康等を保護するために当該情報を開示しようとする場合又は個人の権利利益を保護するため特に必要と認めて開示しようとする場合は、当該第三者に対し、意見書を提出する機会を与えなければならないこと。
(3) 所管課等は、法施行条例第5条第1項の規定による決定期間内に開示請求に対する諾否の決定をすることができないことが明らかになったときは、同条第2項の規定により、その期間を延長することができる。この場合において、その延長する理由及び延長後の決定期間を記入した保有個人情報開示決定等期限延長通知書(規則様式第7号)を、総合窓口を通じて遅滞なく請求者に送付しなければならない。
(4) 所管課等は、次に掲げる書類を添付して、開示請求に対する決定の決裁を受ける。
イ 開示請求に係る保有個人情報
ウ 開示請求書
エ その他検討の参考とした資料
(5) 所管課等は、開示請求に対する決定をしたとき、前号アの通知書を総合窓口に送付する。
(決定通知書の送付)
第14条 総合窓口は、所管課等から前条第5号の規定による通知書の送付を受けたときは、請求者に連絡し、開示の方法及び日時等について調整を行うものとし、併せて次のことを伝える。
(1) 請求者が保有個人情報の写しの交付を希望する場合、当該写しの作成に要する費用の額
(2) 請求者が保有個人情報の写しの交付について送付を希望する場合、当該送付に要する費用の額
2 総合窓口は、前項の規定による開示の方法及び日時等について調整した後、その結果を開示決定通知書に記載した上で請求者に送付し、その写しを所管課等に送付する。
(1) 請求者が保有個人情報の写しの交付のために来庁した場合 総合窓口が発行する納付書を用いて支払う方法
(2) 請求者が保有個人情報の写しの交付について送付を希望する場合 写しの作成に要する費用については現金又は定額小為替証書を、送付に要する費用については現金又は郵便切手を総合窓口へ送付する方法
(開示方法)
第16条 保有個人情報(電磁的記録を除く。)の開示は、開示請求に係る保有個人情報が記録されている文書又は図画の原本の閲覧又はその写しの交付により行う。ただし、閲覧の方法による保有個人情報の開示に当たっては、次に掲げる場合に限り、当該保有個人情報の写しを閲覧に供することができる。
(1) 閲覧に供することにより原本が損傷するおそれがある文書
(2) 台帳類等常時執務の用に供する文書で、所管課等の外に持ち出すことにより、事務の遂行に支障が生じると認められるもの
(3) 部分開示をする場合で、開示をしない保有個人情報とそれ以外の保有個人情報が同一ページに記録されているものにおける当該ページ
(4) その他原本を閲覧に供することができないと認められるもの
2 保有個人情報(電磁的記録を除く。)に不開示情報を含む場合の部分開示方法は、次のとおりとする。
(1) 開示部分と不開示部分が別ページに記録されている場合は、当該不開示部分を取り外して閲覧又は写しの交付に供する。ただし、取り外すことができないときは、開示部分を複写するなどの方法により、開示部分のみを閲覧又は写しの交付に供する。
(2) 開示部分と不開示部分が同じページに記録されている場合は、不開示部分を覆って複写したもの又は該当するページの全てを複写した上で、不開示部分を黒く塗りつぶし、それを再度複写したものを閲覧又は写しの交付に供する。
3 電磁的記録のうち録音テープ若しくは録音ディスク又はビデオテープ若しくはビデオディスク(以下この項において「録音テープ等」という。)を開示する方法は、次のとおりとする。
(1) 録音テープ等の原本を専用機器により再生したものを視聴に供すること。ただし、原本を視聴に供することにより、当該録音テープ等を破損するおそれがあるとき、部分開示をするときその他の正当な理由があるときは、原本を複写したものを視聴に供すること。この場合において、当該複写に要した費用は徴収しないものとし、不開示部分と開示部分が容易に、かつ、合理的に分離できる場合で、部分開示を行う場合は、当該録音テープ等を複写し、当該複写したものから専用機器により不開示部分を消去すること。
(2) 録音テープ等を写しの交付により公開する場合は、専用機器により複写したものを交付すること。
4 前項の電磁的記録以外の電磁的記録(以下この項において「その他電磁的記録」という。)を開示する方法は、次のとおりとする。
(1) その他電磁的記録を閲覧又は写しの交付により開示する場合は、原則として、電磁的記録を用紙に出力したものを閲覧又は写しの交付に供すること。なお、部分開示を行う場合は、第2項と同様の処理を行うこと。
(2) 前号の規定にかかわらず、次に掲げる場合は、専用機器により再生したものを視聴すること又は電磁的記録媒体に複写したものを交付することができる。この場合において、部分開示を行う場合は、不開示部分を記号等に置き換えるなどの処理を行うこと。
ア 用紙に出力することが不適当な場合
イ 請求者が用紙に出力すること以外の電磁的記録の開示の方法を希望しており、かつ、当該公開の方法を行うことが容易な場合
5 保有個人情報の閲覧を実施するに当たって視覚障がい者から求めがあったときは、朗読による閲覧に努める。
6 保有個人情報の写しは、原則として、所管課等が作成し、総合窓口において交付する。
7 保有個人情報の写しの作成は、日本産業規格A列2番、A列3番又はA列4番の用紙を使用し、庁舎内に設置している複写機により、1枚ずつ複写する。なお、日本産業規格A列2番を超える大きさのものである場合は、数枚に分けて写しを作成する。
8 保有個人情報がカラー刷りである場合、請求者は、写しをカラーで作成するか又は白黒で作成するかを選択することができる。
9 保有個人情報の写しには、「向日市個人情報開示」の表示を行う。
(開示の実施)
第17条 保有個人情報の開示は、原則として、総合窓口で行うものとし、開示決定通知書により指定した日時及び場所で実施する。
2 保有個人情報の開示を行う際は、請求者に対して開示決定通知書及び本人確認書類の提示を求める。
3 保有個人情報を開示する際は、総合窓口、所管課等又はその両方の職員が立ち会う。
4 所管課等の職員は、請求者に対し、開示決定通知書に記入された保有個人情報と開示する保有個人情報が一致していることを確認した上で提示し、請求者の求めに応じて説明を行う。
5 保有個人情報の閲覧に立ち会う職員は、請求者が開示文書を汚損、破損、加筆等するおそれがあるときは閲覧を中止し、又は禁止することができる。
6 郵便等により写しの交付を行う場合には、請求者に写しの作成に要する費用及び写しの送付に要する郵便等の料金を示した書類を送付し、請求者が当該費用を納付したことを確認した後、対象保有個人情報の写しを送付する。
7 総合窓口は、請求者から開示決定通知書で指定した日時に来庁できない旨の連絡があった場合、保有個人情報の開示の実施方法等申出書(規則様式第5号。以下「申出書」という。)の提出を求め、申出書に記載された日時で閲覧又は写しの交付を行う。
8 総合窓口は、請求者が開示決定通知書で指定した日時に連絡なく来庁しなかった場合、請求者に閲覧又は写しの交付の実施の要否を確認し、請求者がその実施を必要とするときは、申出書の提出を求め、別の日時での閲覧又は写しの交付を行う。
9 総合窓口及び所管課等の職員は、開示方法として閲覧のみを希望していた請求者が、閲覧時にその写しの交付を希望する場合、請求書及び開示決定通知書の記載内容の補正を行い、写しの作成に要する費用を伝え、当該費用が納付された後、その写しを交付する。
第3章 訂正
(訂正請求書の確認等)
第18条 総合窓口は、法第90条の規定による訂正請求書の提出があったときは、次のとおり確認する。
(1) 総合窓口による訂正請求書の記載事項の確認方法は、次のとおりとする。
ア 「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄について、訂正請求をする保有個人情報の開示日が記入してあること。
イ 「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄について
(ア) 「開示決定通知書の文書番号及び日付」には、通知書に記載された文書番号と日付が記入してあること。
(イ) 「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報の名称等」には、開示決定等に係る通知書に記載された「開示する保有個人情報」が載っている行政文書の名称が記入してあること。
ウ 「訂正請求の趣旨及び理由」欄について
(ア) 「趣旨」には、どのような訂正を求めるのかについて、具体的に記入してあること。
(イ) 「理由」には、趣旨の記載内容を裏付ける根拠が明確かつ簡潔に記入してあること。
(2) 訂正請求が、請求期限である保有個人情報の開示を受けた日から90日以内であるかを確認する。
2 総合窓口は、法施行条例第7条の規定による訂正請求書の提出があったときは、次のとおり確認する。
(1) 総合窓口による訂正請求書の記載事項の確認方法は、次のとおりとする。
ア 「訂正請求の趣旨及び理由」欄について
(ア) 「趣旨」には、どのような訂正を求めるのかについて、具体的に記入してあること。
(イ) 「理由」には、趣旨の記載内容を裏付ける根拠が明確かつ簡潔に記入してあること。
イ 「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄及び「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄に記入をしていないこと。
(2) 訂正請求に係る保有個人情報の特定については、訂正請求者から、訂正請求に係る保有個人情報の特定に必要な事項を十分聞き取るとともに、所管課等の職員の立会いを求めるなど、所管課等と十分連絡を取り行う。この際、所管課等は可能な限り速やかに正確な情報を請求者に提供し、訂正請求の手続が円滑に行われるよう努めなければならない。
(訂正請求書の補正)
第19条 総合窓口は、請求者が訂正請求書を持参して提出する場合は、仮受付をする前に前条に規定する確認を行うものとする。この場合において、訂正請求書の記載に不備があったときには、その箇所の補正を求めるものとする。
2 総合窓口は、請求者が訂正請求書等を郵送により提出する場合は、仮受付をした後に前条に規定する確認を行うものとする。この場合において、請求書の記載に不備があったときには、相当の期間を定めて、その箇所の補正を書面により命じることとし、補正に要した日数は公開等の決定期間に算入しない。
3 訂正請求書の不備が単純な誤字、脱字等の軽微なものである場合は、総合窓口又は所管課等において、請求者に了解を得た上で、職権により補正することができる。
(訂正請求書の受付)
第20条 訂正請求書は、総合窓口で仮受付をし、所管課等で本受付をする。
2 総合窓口は、訂正請求書の仮受付をする際、請求者に対して、次の事項について説明を行うものとする。
(1) 原則として、所管課等が本受付をした日の翌日から起算して14日以内に、所管課等が当該請求に対する諾否の決定を行い、その結果を文書によって通知すること。
(2) 法施行条例第8条第2項による事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、その決定する期間をその満了する日の翌日から起算して30日を限度として延長し、延長する理由及び決定できる時期を、保有個人情報訂正決定等期限延長通知書(規則様式第18号)により通知すること。
(訂正請求書の送付)
第21条 総合窓口は、仮受付をした訂正請求書について、その写し1部を総合窓口で保管し、原則として、総合窓口が仮受付をした日の同日中に所管課等に届くように、原本を送付する。
(訂正請求書の受理)
第22条 所管課等は、原則として、総合窓口が訂正請求書の仮受付をした日をもって本受付をした日とし、同日をもって法施行条例第8条第1項に規定する訂正請求があった日として取り扱う。
(所管課等における訂正請求に対する決定)
第23条 所管課等は、訂正請求書を受理した後の処理について、次のとおり行う。
(1) 訂正請求に係る保有個人情報の存否に関わらず、訂正請求の趣旨及び理由が所管課等に関わる事務であることを確認した上で、所管課等の受付印を押印し、直ちに関係職員に供覧する。
(2) 所管課等は、次のとおり検討し、諾否の決定を行う。
ア 訂正請求に係る保有個人情報が事実と異なるが請求の内容も事実と異なる場合には不訂正の決定を行い、必要に応じて職権で保有個人情報の訂正を行うこと。
イ 当該訂正の請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで不開示情報を開示することとなるときは、存否を明らかにせずに不訂正の決定を行い、請求を拒否すること。
(3) 所管課等は、法施行条例第8条第1項の規定による決定期間内に訂正請求に対する諾否の決定をすることができないことが明らかになったときは、同条第2項の規定により、その期間を延長することができる。この場合において、その延長する理由及び延長後の決定期間を記入した延長通知書を、遅滞なく、請求者に送付しなければならない。
(4) 所管課等は、次に掲げる書類を添付して、訂正請求に対する決定の決裁を受ける。
イ 訂正請求に係る保有個人情報
ウ 訂正請求書
エ その他検討の参考とした資料
(5) 所管課等は、訂正請求に対する決定をしたとき、前号アの通知書を総合窓口に送付する。
(通知書の送付)
第24条 総合窓口は、所管課等から前条第5号の規定による通知書の送付を受けたときは、請求者に送付する。
(訂正の実施)
第25条 保有個人情報の訂正を決定したときは、速やかに訂正請求に係る保有個人情報を訂正する。
(提供先への通知)
第26条 所管課等は、保有個人情報の訂正を行ったときは、必要に応じて、当該個人情報の提供先に訂正を行った旨を通知する。
第4章 利用停止
(利用停止請求書の確認等)
第27条 総合窓口は、法第98条の規定による利用停止請求書の提出があったときは、次のとおり確認する。
(1) 総合窓口による利用停止請求書の記載事項の確認方法は、次のとおりとする。
ア 「利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄について、利用停止請求をする保有個人情報の開示日が記入してあること。
イ 「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄について
(ア) 「開示決定通知書の文書番号及び日付」には、通知書に記載された文書番号と日付が記入してあること。
(イ) 「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報の名称等」には、開示決定等に係る通知書に記載された「開示する保有個人情報」が載っている行政文書の名称が記入してあること。
ウ 「利用停止請求の趣旨及び理由」欄について
(ア) 「趣旨」には、利用の停止、消去又は提供の停止のいずれかが記入してあること。
(イ) 「理由」には、趣旨の措置を求める保有個人情報の箇所及びその根拠が明確かつ簡潔に記入してあること。
(2) 利用停止請求が、請求期限である保有個人情報の開示を受けた日から90日以内であるかを確認する。
2 総合窓口は、法施行条例第10条の規定による利用停止請求書の提出があったときは、次のとおり確認する。
(1) 総合窓口による利用停止請求書の記載事項の確認方法は、次のとおりとする。
ア 「利用停止請求の趣旨及び理由」欄について
(ア) 「趣旨」には、利用の停止、消去又は提供の停止のいずれかが記入してあること。
(イ) 「理由」には、趣旨の措置を求める保有個人情報の箇所及びその根拠が明確かつ簡潔に記入してあること。
イ 「利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄及び「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄に記入をしていないこと。
(2) 利用停止請求に係る保有個人情報の特定については、請求者から、利用停止請求に係る保有個人情報の特定に必要な事項を十分聞き取るとともに、所管課等の職員の立会いを求めるなど、所管課等と十分連絡を取り行う。この際、所管課等は可能な限り速やかに正確な情報を請求者に提供し、利用停止請求の手続が円滑に行われるよう努めなければならない。
(利用停止請求書の補正)
第28条 総合窓口は、請求者が利用停止請求書を持参して提出する場合は、仮受付をする前に前条に規定する確認を行うものとする。この場合において、利用停止請求書の記載に不備があったときには、その箇所の補正を求めるものとする。
2 総合窓口は、請求者が利用停止請求書等を郵送により提出する場合、仮受付をした後に前条に規定する確認を行うものとする。この場合において、利用停止請求書の記載に不備があったときには、相当の期間を定めて、その箇所の補正を書面により命じることとし、補正に要した日数は公開等の決定期間に算入しない。
3 利用停止請求書の不備が単純な誤字、脱字等の軽微なものである場合は、総合窓口又は所管課等において、請求者に了解を得た上で、職権により補正することができる。
(利用停止請求書の受付)
第29条 請求書は、総合窓口で仮受付をし、所管課等で本受付をする。
2 総合窓口は、利用停止請求書の仮受付をする際、請求者に対して、次の事項について説明を行うものとする。
(1) 原則として、所管課等が本受付をした日の翌日から起算して14日以内に、所管課等が当該利用停止請求に対する諾否の決定を行い、その結果を文書によって通知すること。
(2) 法施行条例第11条第2項による事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、その決定する期間をその満了する日の翌日から起算して30日を限度として延長し、延長する理由及び決定できる時期を延長通知書により通知すること。
(利用停止請求書の送付)
第30条 総合窓口は、仮受付をした利用停止請求書について、その写し1部を総合窓口で保管し、原則として、総合窓口が仮受付をした日の同日中に所管課等に届くように、原本を送付する。
(利用停止請求書の受理)
第31条 所管課等は、原則として、総合窓口が利用停止請求書の仮受付をした日をもって本受付をした日とし、同日をもって法施行条例第11条第1項に規定する利用停止請求があった日として取り扱う。
(所管課等における利用停止請求に対する決定)
第32条 所管課等は、利用停止請求書を受理した後の処理について、次のとおり行う。
(1) 利用停止請求に係る保有個人情報の存否に関わらず、利用停止請求の趣旨及び理由が所管課等に関わる事務であることを確認した上で、所管課等の受付印を押印し、直ちに関係職員に供覧する。
(2) 所管課等は、次のとおり検討し、諾否の決定を行う。
ア 利用停止請求に理由があると認められる場合でも、利用停止により事務の遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められる場合には、利用停止を行わないこと。
イ 当該利用停止の請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで不開示情報を開示することとなるときは、存否を明らかにせずに利用不停止の決定を行い、請求を拒否すること。
(3) 所管課等は、法施行条例第11条第1項の規定による決定期間内に利用停止請求に対する諾否の決定をすることができないことが明らかになったときは、同条第2項の規定により、その期間を延長することができる。この場合において、その延長する理由及び延長後の決定期間を記入した保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書(規則様式第26号)を、総合窓口を通じて遅滞なく、請求者に送付しなければならない。
(4) 所管課等は、次に掲げる書類を添付して、利用停止請求に対する決定の決裁を受ける。
イ 利用停止請求に係る保有個人情報
ウ 利用停止請求書
エ その他検討の参考とした資料
(5) 所管課等は、利用停止請求に対する決定をしたとき、前号アの通知書を総合窓口に送付する。
(通知書の送付)
第33条 総合窓口は、所管課等から前条第5号の規定による通知書の送付を受けたときは、請求者に送付する。
(利用停止の実施)
第34条 所管課等は、保有個人情報の利用停止を決定したときは、速やかに利用停止請求に係る保有個人情報の利用を停止する。
第5章 審査請求
第35条 審査請求の受付については、次のとおりとする。
(1) 審査請求は、行服法第19条の規定により書面で行うことを要し、口頭で審査請求の申出があったときは、書面で行うよう求めること。
(2) 審査請求書の提出方法は、審査請求人が直接持参又は郵送によること。
(3) 審査請求書の提出先は、審査請求担当課とする。
(4) 審査請求書が審査請求担当課以外に提出された場合は、次のとおり取り扱う。
ア 審査請求書が郵送により届いた場合は、審査請求担当課が受け付ける。
イ 審査請求人が総合窓口又は所管課等に審査請求書を持参した場合は、審査請求担当課に連絡し、審査請求担当課が受け付ける。
(5) 審査請求担当課は、審査請求書を受け付けた後、当該審査請求書の写しを1部作成して審査請求人に交付すること。
(6) 審査請求人が審査請求書を提出するために直接持参した場合、受け付ける前に審査請求担当課が審査請求書の記載に明らかな不備を発見したときは、審査請求人に補正を求めること。
(7) 審査請求担当課は、審査請求書を受け付けたことを総合窓口に報告すること。なお、総合窓口は、審査請求処理簿等により、常に審査請求に係る事務処理経過を把握すること。
2 審査請求担当課は、審査請求書を受け付けた後、次の審査請求の要件を満たしているかどうか、審査しなければならない。
(1) 処分についての審査請求は、審査請求期間(保有個人情報の開示請求等に対する諾否の決定があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内又は処分があった日の翌日から起算して1年以内のどちらか早く期限を迎える期間)内の審査請求かどうか。
(2) 審査請求適格の有無(開示請求等に対する諾否の決定によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)
(3) 審査請求書に次の事項が適切に書かれてあるか。
ア 処分についての審査請求の場合
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 審査請求に係る処分の内容
(ウ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(エ) 審査請求の趣旨
(オ) 審査請求の理由
(カ) 実施機関(処分課)による教示の有無及びその内容
(キ) 審査請求の年月日
(ク) 添付書類
イ 不作為についての審査請求の場合
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日
(ウ) 審査請求の年月日
(エ) 添付書類
3 審査請求担当課は、審査請求の要件審査において不備が見つかった場合、その不備が補正できるものであるときは、相当の期間を定めて書面により審査請求人に補正を命ずるものとする。
4 審査請求担当課は、審査請求の要件審査において、次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送付しなければならない。
(1) 審査請求が不適法であるとき
(2) 補正の命令で指定した期間内に補正に応じなかったとき
5 審査請求の要件審査の結果に不備がなかった場合、審査請求担当課は、所管課等に原処分である開示請求等に対する諾否の決定について再検討する旨の依頼を行う。
6 所管課等が前項のとおり原処分の再検討を行った結果、審査請求を認容する(審査請求に係る処分の全部を取り消し、変更する)場合及び審査請求が明らかに不適法で当該審査請求を却下する場合を除き、審査請求担当課は、次のとおり審査会へ諮問を行わなければならない。
(1) 審査請求担当課は、規則の規定に基づく諮問書を作成し、必要書類を添えて審査会の庶務を担当する総合窓口を経由して審査会へ諮問すること。
(2) 審査請求担当課は、速やかに、審査会に諮問した旨を審査請求人及び参加人に通知しなければならない。
7 審査請求担当課は、向日市情報公開・個人情報保護審査会条例(令和5年条例第3号。以下「審査会条例」という。)第5条第1項の規定により、審査会から審査請求のあった開示決定等に係る保有個人情報の提示を求められたときは、所管課等から直接審査会に当該保有個人情報が記録されている文書の写し等を提示させるものとする。この場合において、何人も、審査会に対し、その提示された保有個人情報の開示を求めることができない。
8 審査請求担当課は、審査会条例第5条第3項の規定により、審査会から審査請求のあった開示決定等に係る保有個人情報に含まれている情報の内容を分類整理した資料の請求があった場合は、総合窓口と調整の上、所管課等からこれを提示させるものとする。
9 所管課等は、審査会条例第5条第4項の規定により、審査会から事実の陳述を求められた場合、これに応じる。
10 審査会が答申したとき、総合窓口は、答申書を審査請求担当課へ送付するとともにその写しを審査請求人及び参加人に送付しなければならない。
11 審査請求担当課は、審査会から答申があったとき、原則として、2週間以内に審査請求に対する裁決の手続を行うものとする。
12 審査請求担当課は、審査請求に対する裁決を行ったとき、裁決書を作成し、その謄本を審査請求人及び参加人に送付しなければならない。
13 審査請求に対する認容裁決により、保有個人情報の全部又は一部を開示することとしたときは、次のとおり取り扱う。
(1) 所管課等は、当該保有個人情報の開示に関する決裁を受けること。
(2) 総合窓口及び所管課等は、審査請求人と開示の日時等を調整すること。
(3) 所管課等は、第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を開示する場合、その旨を当該第三者に通知すること。
14 審査請求に対する認容裁決により、保有個人情報の訂正又は利用停止することとしたときは、次のとおり取り扱う。
(1) 所管課等は、当該保有個人情報の訂正又は利用停止に関する決裁を受けること。
(2) 所管課等は、前号の決裁後は直ちに保有個人情報の訂正又は利用停止すること。
第6章 雑則
第36条 この規程に定めるもののほか、個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この規程は、令和6年3月22日から施行する。